terça-feira, 6 de Maio de 2008

Secretária Moderna


Muito se tem questionado sobre o papel profissional da secretária nos últimos anos, principalmente diante de tantas mudanças dentro das organizações. Já lá vai o tempo em que ela se dedicava apenas a cuidar da agenda, excluir os telefonemas inúteis e taquigrafar cartas ditadas pelo chefe.
Hoje, a secretária, também desempenha um papel importantíssimo em questões administrativas actuando como gestora empreendedora, gestora de negócios e gestora de processos, processos esses que vão desde a confecção de produtos, estruturação de porto-fólios, apresentações, estruturação de relatórios administrativos, orçamentos, além de ser responsável pela organização de veículos, administração de serviços de segurança e organização de fluxo de informação.
Portanto, seja qual for a sua capacidade de actuação, a secretária moderna ocupa uma função cada vez mais estratégica, executando tarefas que exigem uma mudança no perfil profissional.
Hoje em dia a secretária é mais do que o braço direito do chefe, ela é o elemento chave na administração dentro e fora da empresa.


Mas quem é a Secretaria Moderna?


Quando se fala em secretariado, pensa-se logo no feminino: a secretária. Embora haja secretários muito bem sucedidos, a maioria de profissionais nesta área são mulheres.
Quando se fala de mulheres, claro que se associa de imediato á secretária bonita e muito incompetente que só serve para enfeitar a sala do chefe; ou á secretária solteirona que só serve para fazer intrigas e fofocas; a secretária sempre foi vista como um biblôt.
Hoje em dia a secretária é vista como a representante da empresa. É através dela que é feita a maioria dos contactos com o exterior, por telefone, por correspondência ou pessoalmente, ela realiza todas as funções pedidas pelos seus superiores.
Dentro da empresa, a secretária, é a ligação entre o chefe e os funcionários.


Qual o perfil da Secretária Moderna?


O secretariado executivo tem sofrido grandes mudanças: consciência profissional, conhecimentos específicos da categoria e determinação de um novo perfil, mas poucos conhecem, de facto, a respeito da profissão e dos profissionais da área.
Nos anos 50, a secretária executava apenas algumas técnicas secretariais como taquigrafia, dactilografia, arquivo, atendimento telefónico e anotações de recados.
Nos anos 60, a secretaria começou a ter um relacionamento íntimo com a gerência.
Nos anos 70, a secretária é vista como um membro activo da gerência, participando de programas de desenvolvimentos mais elaborados, passa a ter uma actuação mais dinâmica e abrangente – ganha o respeito nas organizações.
Nos anos 80, o despertar da era da qualidade e da informática proporcionou uma acção conjunta entre chefes e secretários.
A partir dos anos 90, deixam de existir as secretárias com o papel de objecto. A secretária corta a dependência que tinha do chefe e adquire vida própria. É uma empreendedora, cria condições para a empresa produzir resultados e amplia a sua área de actuação. As técnicas secretariais não são mais o centro do trabalho da secretária, mas sim, um dos seus aspectos.
Portanto, observamos que a secretária passou a ser uma profissional incumbida de transmitir informações ao executivo e também na maioria das vezes executar tarefas que lhe são confiadas. Passou a ter habilidade e capacidade para assumir responsabilidades sem supervisão directa, tendo muitas vezes que tomar decisões.
A rotina de uma secretária passa por uma grande transformação, de uma pessoa encarregada da correspondência, manutenção de arquivos e atendimentos telefónicos á pessoa chave que serve de ponte entre aqueles que tomam decisões a nível da gerência e os que executam tarefas relevantes para a empresa.
Verifica-se que a secretária nos dias de hoje tem que agregar habilidades genéricas que a profissão exige, deverá adquirir conhecimentos da área do executivo; por exemplo, a secretária de um executivo financeiro deve procurar obter informações sobre essa área, aprender o jargão* técnico, interessar por artigos que tratam do assunto em jornais e revistas, ler alguns livros iniciais sobre o assunto e também deve ter habilidade em relacionar-se com outras pessoas.
Se antigamente o executivo ditava cartas e a secretária dactilografava, hoje muitas vezes, o executivo diz apenas o assunto ao qual se deve referir a carta ou documento, ficando a cargo da secretária todo o trabalho de redacção. O executivo só tem, muitas vezes, o trabalho de ler o documento e assinar.
A tecnologia também impulsionou a modernização. Para se tornar um profissional do futuro, a secretária deve assimilar a evolução tecnológica.
Mas o maravilhoso mundo novo das tecnologias, pode mais cedo ou mais tarde virar-se contra a secretária: são os computadores que bloqueiam, a impressora que não imprime, invasão de vírus, a copiadora que se estraga, a ligações telefónicas que não se concluem por falta de linha, enfim, o paraíso pode transformar-se num inferno. E o papel da secretária é manter sempre a calma e tentar resolver os problemas sem importunar a pessoa cuja tranquilidade deve ser preservar, o chefe.
As qualidades que as empresas procuram hoje são as que valorizam a secretária como pessoa e profissional, estabelecendo um perfil mais próximo do executivo, que é muito mais realizador e mais compensador em todos os sentidos. O mercado de trabalho está cada vez mais selectivo e competitivo e por isso as empresas buscam os melhores para fazerem parte da sua folha de pagamento. Não basta apenas ser bonitinha, agora tem mesmo é que mostrar conhecimento, disposição e muita criatividade.


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